Präambel
Der SVG-Erfahrungsaustausch (im Folgenden auch „Erfa“ genannt) sind geschlossene Gruppen zum organisierten Erfahrungsaustausch im Bereich der Transportlogistik und der Spedition und Logistik. In den Erfa-Gruppen vernetzen sich Geschäftsführer oder sonstige verantwortlich leitende Personen von Unternehmen aus den vorab genannten Branchen. Die Teilnehmer diskutieren operative und strategische Themen sowie die Herausforderungen der Transport- und Logistikbranche. Die oberste Zielsetzung ist es, durch den intensiven, offenen und vertrauensvollen Austausch von Informationen und Kenntnissen die Marktchancen der Mitgliedsunternehmen zu fördern.
Für den SVG-Erfahrungsaustausch gelten folgende Teilnahmebedingungen:
1. Teilnahmevoraussetzungen
Alle Teilnehmer müssen in Unternehmen der Transportlogistik, der Spedition oder der Logistik tätig sein. Potenzielle Teilnehmer werden bei Interesse an dem Erfahrungsaustausch von der SVG-Zentrale hinsichtlich der Teilnahme an einer oder mehreren Erfa-Gruppen beraten. Die anschließende Eingruppierung erfolgt durch die SVG-Zentrale in Abstimmung mit den neuen und bestehenden Teilnehmern der Erfa-Gruppen. Ziel ist, dass die Teilnehmer hinsichtlich Verantwortungsbereich, Leistungsbereich des Unternehmens, betrieblicher Funktion und ihrer menschlichen Art zueinander passen. Es besteht kein Anspruch auf Teilnahme oder Aufnahme in eine bestimmte Gruppe. Die Mitglieder einer bestehenden Erfa-Gruppe haben ein Mitbestimmungsrecht über die Aufnahme des Neumitglieds in die jeweilige Gruppe.
„Mitglied“
Die Mitgliedschaft in einer Erfa-Gruppe ist personenbezogen, nicht übertragbar und unbefristet. Sie wird nach dem Eintrittsjahr automatisch fortgeführt, ohne dass es hier zu einer weiteren Information bedarf, sofern nicht eine fristgerechte Kündigung erfolgt ist.
„Ehrenmitglied“
Ehrenmitglieder sind ehemalige Teilnehmer der Gruppe, die aus dem aktiven Erwerbsleben ausgeschieden, nicht mehr in einer Leitungsfunktion des Unternehmens involviert und einvernehmlich durch die Gruppe zu solchen benannt werden. Pro Gruppe soll es max. 2 Ehrenmitglieder geben. Ehrenmitglieder werden zu den Tagungen eingeladen, sind auf diesen in der Teilnahme willkommen, erhalten allerdings keine weiteren Unterlagen aus den Erfa-Tagungen, vor allem keine Finanzkennzahlen.
2. Teilnahmekosten & Laufzeit Erfa-Mitgliedschaft
Die Kosten für eine Jahresmitgliedschaft in einer Erfa-Gruppe sind gemäß der Anlage „Erfa-Kosten“ geregelt und werden jährlich von der SVG-Zentrale angepasst.
In den Teilnahmekosten zur Erfa sind zwei 2-tägige Tagungen im Jahr (Frühjahr und Herbst) enthalten.
Nach jeder Frühjahrs-/Herbsttagung erhält jedes Erfa-Mitglied eine Rechnung in Höhe des halben Jahresbeitrages. Der Beitrag ist auch fällig, wenn die Teilnahme an einer Tagung nicht möglich ist.
Ehrenmitglieder bekommen eine gesonderte Rechnung nach Teilnahme an einer Erfa-Tagung.
Ein Austritt aus der Erfa-Gruppe ist zum 31.12. eines Jahres möglich. Dies muss bis zum 15. November des Austrittsjahres in Textform der SVG-Zentrale gemeldet werden.
3. Tagungskosten und Umlageverfahren
In der Regel sollen Erfa-Treffen bei einem gastgebenden Unternehmen aus der jeweiligen Erfa-Gruppe mit einer Betriebsbesichtigung aus der Erfa-Gruppe stattfinden („Ausrichter“). Das ausrichtende Unternehmen unterstützt mit Vorschlägen zu Hotel und Tagungsstätte.
Findet die Tagung an einem dritten Ort (Hotel, Tagungslocation etc.) statt, werden die dadurch entstehenden Kosten über eine Umlage abgerechnet.
Die Kosten für Tagungsräumlichkeiten und -technik, externe Referenten inkl. deren Reise- und Aufenthaltskosten sowie teilnehmerunabhängige Pauschalen (z.B. Besichtigungen, Führungen etc.), werden auf alle Gruppenmitglieder umgelegt, unabhängig von einer tatsächlichen Teilnahme an dem jeweiligen Erfa-Treffen.
Die entstehenden zusätzlichen Kosten der Gruppe (z.B. Verpflegungskosten, Tagungspauschalen, Getränke etc.) werden auf die vor Ort anwesenden Teilnehmer umgelegt. Gemeinsame Essen, die nicht in einer Tagungspauschale enthalten sind, können in Abstimmung mit der Gruppe individuell gezahlt werden. Darüber hinaus entstehende persönliche Reise- und Verpflegungskosten übernimmt jeder Teilnehmer selbst.
Etwaige im Zusammenhang mit der Erfa entstehende Stornokosten eines Erfa-Teilnehmers, z.B. für Übernachtung oder Tagungspauschalen, gehen zu Lasten des Stornierenden. Stornierungszeiträume werden von der SVG entsprechend in der Einladung bekannt gegeben.
4. Personen- und unternehmensbezogene Teilnehmerdaten
Zur Organisation der Veranstaltungen und zur Betreuung der Teilnehmer ist es notwendig, personenbezogene und/oder firmenbezogene Daten zu verarbeiten und an die Teilnehmer sowie beteiligte Dritte weiterzuleiten.
Im Einzelnen werden personen- bzw. firmenbezogene Daten an folgende Stellen übermittelt:
- an die SVG-Zentrale sowie an die regional zuständige SVG,
- an den Betreuer der Erfa-Gruppe,
- an die Tagungs-/Übernachtungsstätte, in deren Räumlichkeiten das Erfa-Treffen stattfindet,
- an die Teilnehmer der Erfa-Gruppe zur Vernetzung und zum nachgelagerten Erfahrungsaustausch;
- an Referenten in Abstimmung,
- an zu besuchende Stellen, soweit erforderlich (z.B. beim Besuch politischer oder staatlicher Einrichtungen oder privatwirtschaftliche Einrichtungen / Unternehmen mit besonderen Sicherheitsauflagen),
- an Dienstleister, die zur Organisation von Tagungen eingebunden werden, z.B. Reisebüros, Fluggesellschaften, etc.
5. Fotos auf Erfa-Tagungen
Die Teilnehmer der Erfa-Gruppen rufen widerruflich das Recht ein, im Rahmen der Erfa-Tagungen Fotos zu erstellen und für die Öffentlichkeitsarbeit und zur Verwendung in sozialen Medien zu verwenden. Die Fotos dürfen an die Mitglieder der Erfa-Gruppe weitergegeben und von diesen für private Zwecke genutzt werden. In jedem Einzelfall wird die Erstellung von Bildaufnahmen angekündigt und mit den Teilnehmern abgestimmt. Es gilt Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.
6. Compliance und Wettbewerbsrecht
Die Teilnehmer haben sich während der Treffen der Erfa-Gruppen an geltendes deutsches und europäisches Recht zu halten. Dies betrifft insbesondere das Kartellrecht und das Wettbewerbsrecht.
Die Erfa-Gruppen dienen nicht dazu, kartellrechtswidrige Themen zu behandeln oder Gelegenheiten für kartellrechtswidrige Vereinbarungen oder Beschlüsse zu schaffen oder zu fördern. Verboten sind u.a. Vereinbarungen, die ein wettbewerbswidriges Ziel haben und eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken, Preisabsprachen, Absprachen, bestimmte Transporte nicht oder nur in geringem Umfang anzubieten,
Boykotte von Kunden, Wettbewerbern oder Subunternehmern.
Die SVG wird, soweit kartellrechtswidrige Verhaltensweisen bekannt werden, diese mit allen zur Verfügung stehenden Mitteln unterbinden.
Informationen über Unternehmenskennzahlen oder besondere Marktentwicklungen der an einer Erfa-Gruppe teilnehmenden Unternehmen unterliegen der strikten Vertraulichkeit und dürfen weder von anderen Mitgliedern zum eigenen Vorteil verwendet noch an Dritte weitergegeben werden. Ausgenommen hiervon sind Informationen, die auch aus allgemein zugänglichen Quellen ersichtlich sind